Вътрешни правила

Написано на .

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА РЕД ЗА ПОДАВАНЕ, ПРИЕМАНЕ И ОБРАБОТКА НА ПРЕДЛОЖЕНИЯ, СИГНАЛИ И ЖАЛБИ

ОТ ГРАЖДАНИ И ОРГАНИЗАЦИИ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

Предложения, сигнали и жалби се приемат в Центъра за административно обслужване в Община Момчилград, на телефон 03631/7841, факс: 03631/7849, както и на e-mail: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.

За сигналите и предложенията се прилагат разпоредбите на глава Осма от Административнопроцесуалния кодекс.

І. ПРЕДЛОЖЕНИЯ И СИГНАЛИ

Предложенията, сигналите и жалбите могат да бъдат писмени или устни, да бъдат подадени лично или чрез упълномощен представител, по телефон, факс или електронна поща, като подлежат на задължителна регистрация в деловодната система на общината, по ред определен за регистрация на входящи документи.

Не се образува производство по анонимни предложения или сигнали, както и по сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

За анонимни предложения и сигнали се считат тези, в които не са посочени:

2. Регистрация на предложенията и сигналите

Когато сигнал, предложение или жалба е направено устно, пред Кмета по време на прием за граждани, самоличността на подателя се установява и регистрира в стандартна форма от главен специалист „Човешки ресурси”, след което се предава за регистрация в деловодната система на общината.

Сигнал, предложение или жалба направени пред служител на общината е необходимо да регистрира същото в стандартната форма и да го предаде за регистрация в деловодната система на общината.

3. Производство по предложенията и сигналите

3.1. Решение по предложение се взема най-късно два месеца след неговото постъпване.

Когато е необходимо по-продължително проучване, срокът за вземане на решението може да бъде продължен до 6 месеца, за което се съобщава на подателя.

Решението, постановено по направеното предложение, не подлежи на обжалване.

3.2. Решение по сигнал се взема най-късно два месеца след неговото постъпване.

Когато особено важни причини налагат, срокът за произнасяне по сигнал или предложение да бъде продължен, но с не повече от два месеца, за което се уведомява подателя.

Решението, постановено по направен сигнал, не подлежи на обжалване.

4. Съобщаване на решенията

Решенията по сигнали и предложения е писмено, мотивира се и се съобщава на подателя в 7-дневен срок от постановяването му.

Сигнали, подадени повторно по въпрос, по който има решение, не се възлагат за разглеждане, освен ако са във връзка с изпълнение на решението или се основават на нови факти и обстоятелства.

5. Изпълнение на решенията

Кметът на община Момчилград, постановил решението, взема мерки за неговото изпълнение, като определи начина, срока и отговорния служител за изпълнението.

 

6. Приключване на производството

Производството по предложенията и сигналите приключва с изпълнение на решението.

ІІ. ЖАЛБИ

За подадените жалби се прилагат разпоредбите на глава Шеста от Административнопроцесуалния кодекс.

Жалба се подава в писмена форма, трябва да е написана на български език и да съдържа:

При подаване на Жалба от общ характер е необходимо да съдържа данни по т.1, 2,3,5 и 8.

 Подадените жалби се регистрират в отделен регистър на деловодната система на общината С отделен регистрационен номер и се завеждат в деловодството в специален регистри: (Регистър за сигнали за корупция/жалби - приложение №1)

Решенията по жалбите е писмено, мотивира се и се съобщава на подателя в едномесечен срок от получаване на преписката от определения от кмета на община отговорен служител.

III.Заключителни разпоредби

 

  3. Всички служители на Община Момчилград са длъжни да се запознаят с настоящите правила и стриктно да ги спазват.

pdfВътрешни правила за реда за подаване приемане и обработка на жалби предложения и сигнал в Община Момчилград

pdfЗаповед за Вътрешни правила за жалби

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ПУБЛИКУВАНЕТО НА ИНФОРМАЦИОННИ МАСИВИ И РЕСУРСИ В ПОРТАЛА ЗА ОТВОРЕНИ В ОТВОРЕН ФОРМАТ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

Раздел I

Общи положения

 

Чл.1. (1) Общината поетапно публикува на Портала за отворени данни информационните масиви и ресурси, които поддържа, достъпът до които е свободен, в отворен машинночетим формат, позволяващ повторно използване, заедно със съответните метаданни.

(2) Публикуването се осъществява въз основа на ежегодно приемания с решение на Министерски съвет списък с набори от данни по приоритетни области, които да се публикуват в отворен формат на Портала за отворени данни.

(3) Извън случаите по ал. 1 общината предоставя на заявители за повторно използване информация във формат и на език, на който тя е събрана, съответно - създадена, или в друг формат съгласно Вътрешните правила за достъп до обществена информация.

Чл.2. (1) Общината публикува съответните набори от данни в указаните срокове и съгласно настъпилите допълнения и промени в утвърждаваните през годините от МС Списъци с набори от данни по приоритетни области, които да се публикуват в отворен формат на Портала за отворени данни.

(2) "Отворен формат" е електронен формат за данни, който не налага употребата на специфична платформа или специфичен софтуер за повторната употреба на съдържанието и е предоставен на обществеността без ограничения, които биха възпрепятствали повторното използване на информация.

(3) „Портал за отворени данни“ е единната, централна, публична уеб базирана информационна система, която осигурява публикуването и управлението на информация за повторно използване в oтворен, машинночетим формат заедно със съответните метаданни. Порталът е изграден по начин, който позволява цялостното

извличане на публикуваната информация или части от нея.

Чл.3. Поетапното публикуване в интернет в отворен формат на информационните масиви и ресурси, които Общината поддържа, достъпът до които е свободен се

планира ежегодно.

Чл.4. Данните се качват в opendata.government.bg. За целта Общината разполага с:

1. регистриран акаунт в сайта;

2. създадена своя организация чрез акаунта;

3. потребителско име и парола;

4. лице за контакт;

5. изображение.

Чл.5. (1) Общината публикува и актуализира данните от информацията за повторно използване при възможно най-висока степен на обособеност, гарантираща тяхната пълнота и съгласно правилата на Наредбата за стандартните условия за повторно използване на информация от обществения сектор и за нейното публикуване в отворен формат (НСУПИИОСНПОФ).

(2) Данните се публикуват от Общината във вида, в който са създадени. Когато данните са били променяни или анализирани, тези обстоятелства се посочват в метаданните към тях.

(3) Когато е възможно, данните са достъпни като обобщени записи на данни (масиви от данни), както и чрез приложно-програмни интерфейси (API), за да се улесни автоматичната им обработка.

(4) Данните се създават и поддържат в електронен формат за данни, който е структуриран по начин, позволяващ лесно идентифициране, разпознаване, извличане на специфични данни и/или свързване с други данни чрез програмни приложения. Общината създава, поддържа и предоставя за повторно използване съответни метаданни или посочва референция (URL) към схема, съдържаща метаданни, описващи структурата и предназначението на данни, включени в обхвата на информацията.

Чл.6. При разработка на нови или надграждане на функционалността на съществуващи информационни системи или регистри, общината предвижда разработка и внедряване на онлайн интерфейс за свободен публичен достъп до документите, информацията и данните, създадени в резултат от дейността й, в отворен машинночетим формат.

Чл.7. (1) Кметът определя длъжностни лица - администратори на профили, които попълват данните за съответната община и публикуват информацията по Чл. 1.

(2) Контролът върху дейността на служителите, определени за администратори на профили на Общината е в правомощията на Секретаря на Общината.

Чл.8. С права за свободно повторно използване, преработка и разпространение се предоставят:

1. нормативните и общите административни актове, както и официалните им преводи, ако са налични такива;

2. индивидуалните административни актове, за които не е налице основание за отказ съгласно Закона за достъп до обществена информация, при спазване на

Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД);

3. всяка друга създавана или събирана в рамките на правомощията или функциите на Общината информация, за която не е налице основание за отказ за повторно

използване съгласно Закона за достъп до обществена информация (ЗДОИ), включително бази данни, при спазване на ЗЗЛД .

(2) Когато по отношение на информация по ал. 1, т. 2 или 3 е налице условие за отказ на предоставяне на достъп по чл. 41б, ал. 1 от ЗДОИ, Общината предоставя само тази част от информацията, достъпът до която не е ограничен. В този случай в акта на предоставянето Общината изрично посочва основанието, на което не се предоставя останалата част от информацията.

(3) При публикуването на информацията се посочват условията за предоставяне съгласно правилата на чл. 15 и следващите от НСУПИИОСНПОФ.

Раздел IІ

Заключителни разпоредби

спазват.

................................

Утвърдени от:

ИЛКНУР КЯЗИМ

кмет на община Момчилград

Дата: 19.01.2024 г.

pdfЗаповед_за_функциите_на_длъжностни_лица_по_НСУПИИСНПОФ

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община Момчилград служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2. Административното обслужване в Община Момчилград се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК) и Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Момчилград.

Чл.З. (1) „Административно обслужване“ е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Момчилград.

(2) „Комплексно административно обслужване“ е това обслужване, при което административната услуга се предоставя от административните органи, от лицата, осъществяващи публични функции, или от организациите, предоставящи обществени услуги, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.

(3) „Административна услуга“ е:

(4) „Електронна административна услуга“ е административна услуга, предоставяна от Община Момчилград на физическо или юридическо лице, която може да се заяви и/или предостави от разстояние чрез използването на електронни средства.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4. (1) Административното обслужване в Община Момчилград се осъществява чрез „Център за административно обслужване“ (ЦАО), обозначен с указателни табели на български и английски език в сградата на общината на адрес ул. „26-ти декември“ № 12 и отдел „Местни данъци“ в същата сграда.

(2) Административното обслужване в Община Момчилград се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в общината и съответните институции и организации.

Чл.5. Община Момчилград задължително използва логото и слогана на държавната администрация при:

Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.

Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в „Харта на клиента“ и са оповестени на интернет страницата на Община Момчилград, както и в информационните материали.

Чл.8. Работното време на ЦАО е от 8.00 ч. до 17.00 ч., В случаите, когато в служебните помещения има потребители в края на обявеното работно време, работата на звеното продължава до приключване на тяхното обслужване, но не по-късно от два часа от края на регламентираното работно време.

III. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.9. (1) Информация за реда, организацията и видовете услуги извършвани от администрацията на Община Момчилград може да бъде получена от:

(2) Информацията за административното обслужване следва да бъде:

(3) Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:

Чл.10. (1) Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове;

(2) актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства - брошури, диплянки, информационни материали и на интернет страницата на общината;

(3) наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие с Регистъра на услугите в Интегрираната информационна система на държавната администрация (ИИСДА);

(4) организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от звеното за административно обслужване с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите им.

 IV. КОМПЛЕКСНО АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.11. Община Момчилград извършва комплексно административно обслужване, при наличие на техническа възможност, със съдействието на съответните институции и организации, когато това не противоречи на законодателството на Република България.

Чл.12. (1) Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в звеното за административно обслужване, което организира изпълнението по служебен ред, съгласно чл.36 от АПК.

(2) Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета, раздел I на АПК.

Чл.13. Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършените от тях действия се описват в технологичните карти на процесите.

V. СЛУЖЕБНО ЗАЯВЯВАНЕ И ИЗДАВАНЕ НА УДОСТОВЕРЕНИЯ ОТ РЕГИСТРИТЕ, ИНТЕГРИРАНИ СЪС СРЕДАТА ЗА МЕЖДУРЕГИСТРОВ ОБМЕН

Чл.14. Правилата в този раздел уреждат възможностите за достъп до регистри/справки/ полета в Средата за междурегистров обмен и получаването по електронен път на удостоверения от основни регистри, с оглед предоставяне на административни услуги на гражданите и организациите, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства.

Чл.15. (1) При обективна възможност за получаване по служебен път на документи, издавани от други администрации, служителите на Община Момчилград са длъжни да ги съберат служебно от първичния администратор на данните.

(2)Документите по ал.1 се получават:

Чл.16. (1) За служебно издаване на удостоверения от регистрите, интегрирани със Средата за междурегистров обмен, служителите от администрацията, които са регистрирани потребители, подават чрез системата за служебен потребителски достъп и служебно издаване на удостоверителни документи заявка за изпълнение на справка/вътрешна електронна административна услуга за използване на данни от присъединените регистри.

(2)Посредством заявката служителят избира съответната услуга измежду списък от услуги, за които има право да извърши заявяване, попълва идентификатора на лицето, за което е нужно удостоверяване на съответното обстоятелство, както и други необходими данни.

(3)По реда на ал.1 и ал.2 служителите от администрацията имат право да заявяват услуги само от тези първични регистри, информацията от които е необходима за предоставянето на гражданите и на организациите на административни услуги, които са вписани в Регистъра на услугите към ИИСДА.

Чл.17. (1) Със заявката се подават и данни за служителя, създал заявката и основанието за заявяване.

(2)Въз основа на заявката, системата автоматично представя исканата информация от първичния администратор на екрана, като полученото удостоверение се разпечатва от служителя и/или се изтегля като файл в съответния формат и се записва в Административната информационна система на Община Момчилград (АИС).

(3)Генерираното по реда на ал.2 удостоверение се завежда от служителя в АИС, съгласно утвърдените правила за документооборота на хартиен и електронен носител, като се прави и отбелязване за начина на получаване на удостоверението - по електронен път или на хартиен носител.

Чл.18. Въз основа на получената по реда на чл.1б и чл.17 вътрешна електронна административна услуга, служителят от администрацията извършва исканата от заявителя административна услуга, като предоставя издадения документ по начина, посочен от заявителя при заявяване на услугата.

Чл.19. Издаденото по реда на чл.17 удостоверение се съхранява в АИС, на физически носител извън АИС или се принтира и съхранява на хартиен носител.

Чл.20. За издаването и съхраняването на удостоверенията, издадени по реда на този раздел, се прилагат съответно Вътрешните правила за оборот на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

Чл.21. Достъпът до регистрите и справките в средата за междурегистров обмен, осъществяван по реда на този раздел следва да отговаря на изискванията, установени в Наредбата за обмен на документи в администрацията и Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистри и електронни административни услуги.

VI. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.22. За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в звеното за административно обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в Община Момчилград се задължават:

Чл.23. Служителите от звеното за административно обслужване са задължени да:

Чл.24. Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:

Чл.25. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

Чл.26. След като се регистрират в АИС, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.

Чл.27. (1) Секретарят или оправомощено, съгласно специален закон длъжностно лице, преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги пренасочват до съответните директори на дирекции, началници на отдели и сектори или други служители в общинската администрация.

(2)Ръководителите на дирекции, отдели и сектори възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.

(3)Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.

Чл.28. (1) Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в Административната информационна система на общината. Резолираните документи се изпращат до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията по електронен път или на хартиен носител.

(2)Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.

(3)Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.

(4)Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.

Чл.29. Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от Кмета на общината, при негово отсъствие от упълномощен зам.-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА и други специални закони от определено със заповед на Кмета длъжностно лице.

Чл.30. (1) Изходящите и вътрешните документи се предават в деловодството за извеждане и полагане на печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране и един за преписката при отговарящия за изпълнението.

(2) След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VII. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл.31. (1) Община Момчилград приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги и комплексното административно обслужване съгласно разпоредбите на АПК.

(2)Подаването на искането, ведно с необходимите документи се извършва по един от следните начини:

(3)Пред Община Момчилград потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.

(4)Писмените искания, приети от служителите в звеното за административно обслужване, се регистрират по общия ред, съгласно Вътрешните правила за организацията на документооборота на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

(5)Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно Вътрешните правила за организацията на документооборота на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

(6)Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община Момчилград.

(7)За исканията, подадени по пощата в извън работно време, сроковете за вземане на решение от административния орган започват да текат от следващия работен ден;

(8)Индивидуалният административен акт, издаден от Община Момчилград може да бъде получен по един от следните начини, изрично посочен от заявителя на административната услуга:

Чл.32. (1) Община Момчилград, изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на „бързи“ и „експресни“ услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Момчилград.

(2) Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Момчилград, приета от Общински съвет и е разписано в технологичните карти на процесите.

Чл.ЗЗ. (1) Община Момчилград създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:

(2) В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват пред обществеността.

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.34. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.

Чл.35. (1) Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

(2) Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите - физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им в Административната информационна система, лично в информационния център или чрез подаване на жалба, по отношение качеството на извършваните административни услуги.

Чл.36. (1) Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.

Чл.37. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила и Вътрешните правила за организацията на документооборота на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

(2) Технологичните карти на процесите се подписват от ръководителите на структурни звена, след съгласуване с юрисконсулт, утвърждават се от Секретаря на Община Момчилград и стават неразделна част от настоящите Правила.

pdfВътрешни правила за за организация на административното обслужване

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА РАБОТА В СИСТЕМА ЗА ЕЛЕКТРОНЕН ОБМЕН НА СЪОБЩЕНИЯ (СЕОС) В АДМИНИСТРАЦИЯТА НА ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

Раздел I

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. С тези правила се урежда приемането, регистрирането и изпращането на документи чрез Система за електронен обмен на съобщения (СЕОС), модул „Електронен обмен на документи“, поддържан от Държавна агенция „Електронно управление“ на https://e- gov.b»/vvps/portal/agencv/sYstems/inlb-svstems/seos.

Чл. 2. Правилата са неотменна част от съпътстващите документи по отношение на техническия протокол (чл.18 от Наредба за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги) и са задължителни за всички служители в общинската администрация на община Момчилград.

Чл. 3. В Автоматизираната информационна система (АИС) „ПП АКСТЪР“ на общинската администрация е създаден модул „Комуникатор“ за поддръжка на електронен обмен на документи (ЕОД), където се подготвят и съхраняват всички съобщения, преминали през него.

Чл.4. Всички данни за факти, процеси, както и всички служебни технически данни, необходими за осъществяването на електронен обмен на документи, се поддържат със средствата и в средата на АИС и Модул за електронен обмен на документи (ЕОД).

Чл.5. При възникване на грешка при приемане и предаване на документи във връзка с извършване проверките, описани в спецификацията на техническия протокол, утвърден от председателя на ДАЕУ (Система за електронен обмен на съобщения (СЕОС), Техническа спецификация), се търси съдействие от ДАЕУ за поддръжката на модула „Електронен обмен на документи“ и от експерти „Компютърни системи“ на община Момчилград или фирмата, поддържаща АИС.

Раздел II

ПРИЕМАНЕ НА ДОКУМЕНТИ/СЪОБЩЕНИЯ ЧРЕЗ СЕОС

Чл. 6. (1) Основните дейности при регистрация на получените документи в електронен вид чрез СЕОС се извършват при спазване на следния технологичен ред:

Раздел III

ИЗПРАЩАНЕ НА ДОКУМЕНТИ/СЪОБЩЕНИЯ ЧРЕЗ СЕОС

Чл.7. (1) Основните дейности при регистрацията и изпращането на изходящите документи чрез СЕОС се извършват при спазване на следния технологичен ред:

Раздел IV

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА ПРИ ПРОБЛЕМИ СЪС СЕОС

Чл.8. (1) В случай на технически проблем, ако документът не е бил изпратен на отсрещната страна, се следва утвърдената процедура за поддръжка на АИС за анализ и реакция по възникнали проблеми.

Чл.9. За осигуряване функционирането на АИС и СЕОС, както и за непрекъсваемост на работните процеси, община Момчилград сключва договор за поддръжка на АИС.

Чл.10 Като участник в СЕОС общината поддържа в актуално състояние информацията, която попълва в своя профил в Регистъра на участниците, включително и данните за контактите с нея.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

pdfВътрешни правила за работа в система за електронен обмен на съобщения/СЕОС/

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОБОРОТ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ И ДОКУМЕНТИ НА ХАРТИЕН НОСИТЕЛ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

 

Глава първа
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. (1) Настоящите Вътрешни правила уреждат организацията и технологията за осъществяване на оборота на документи на хартиен и електронен носител чрез използване на административно-информационни системи (АИС) при предоставяне на административни услуги, изпълнението на административни процедури и работни процеси за регистрация и контрол на документооборота в Община Момчилград.

Чл.2. (1) Дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител в Община Момчилград се осъществява чрез:

Чл.3. (1) В Община Момчилград функционират следните електронни системи за регистрация и контрол:

Чл.4. (1) Предмет на Вътрешните правила са:

1 Организацията на дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител, като на регистриране в АИС подлежат:

Чл.5. (1) Искането за извършване на административна услуга се заявява в писмена или устна форма лично, чрез упълномощен представител на заинтересованото лице, по електронен път /за въведените електронни услуги/, чрез лицензиран пощенски оператор или по друг начин, който дава възможност за установяване на самоличността на заявителя, когато това е необходимо.

Чл.6. (1) Достъп до обществена информация и предоставяне на копия от документи по условията и реда на Закона за достъп до обществена информация, по който Общината е задължен субект, се получава след подаване на заявление по реда на закона. Организацията и предоставянето на достъп до обществена информация е регламентирана във Вътрешни правила за предоставяне на достъп до обществена информация в Община Момчилград.

Чл.7. (1) Служителите на общината водят служебна кореспонденция само по регистрирани в АИС документи.

Чл.8. (1) Ръководството по правилната организация на оборота на документи на хартиен и електронен носител и дейността на общинския архив се осъществява от Директора на Дирекция „Административно-информационно и техническо обслужване”, а контролът - от Секретаря на Общината.

(2) Отговорност за дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител носят всички зам. -кметове, секретаря, ръководители и служители от общинска администрация.

Глава втора

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ОТ ОБЩИНСКАТА АДМИНИСТРАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С ИНФОРМАЦИОННО-ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл.9. Ръководителите и служителите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите Вътрешни правила, Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в Община Момчилград, Наредбата за административното обслужване, Наредбата за обмен на документи в администрацията и други актуални относими документи.

Чл.10. (1) Ръководителите, към които са насочени подлежащите на резолиране входящи документи, са длъжни да ги резолират в деня на получаването им. При тяхно отсъствие, същите се резолират от заместващия ги служител, който задължително докладва на ресорния ръководител при завръщането му за постъпилите преписки, документи и др. въпроси по компетентност.

Чл.11. За правилното протичане на дейността по документооборота - електронен и хартиен, зам.-кметовете, секретарят на Общината, директорите на дирекции, началниците на отдели и началниците на сектори са длъжни:

Чл.12. Служителите от общинската администрация в Община Момчилград са длъжни:

а)  точен адрес върху подготвения за изпращане документ (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя, наименование на учреждението);

б)  номер на писмото, на което се отговаря;

в)   информация за предназначението и вида на изходящата кореспонденция;

г)  попълнени обратни разписки с информация на кой изпълнител и в кой кабинет да се връщат обратните разписки или товарителници (ако има такива);

Чл.13. Забранява се на служителите от общинската администрация да запознават със съдържанието на служебните документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях.

Глава трета

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ДЛЪЖНОСТНИТЕ ЛИЦА ОТ ДЕЛОВОДНИТЕ ЗВЕНА ЗА АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ,

ОСЪЩЕСТВЯВАЩИ ИНФОРМАЦИОННО-ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл.14. (1) Дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител в АИС се осъществява от упълномощени служители от деловодните звена с непосредственото участие на служителите и ръководителите на функционални звена.

Чл.15. (1) Информационно-деловодната дейност включва:

Чл.16. (1) Длъжностните лица от деловодните звена осъществяват дейността по приемане и обработка на входящи документи в АИС, като съблюдават спазването на следните общи изисквания:

Чл.17. (1) Длъжностните лица от деловодните звена осъществяват дейността по приемане и обработка на изходящи документи в АИС, като съблюдават спазването на следните общи изисквания:

Чл.18. (1) Всички служебни писма, становища, докладни записки, предложения и други вътрешни документи между административните звена на Общината се оформят и обработват като вътрешната кореспонденция, при спазване на следните правила:

АИС.

Глава четвърта

ОБЩА ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ОБЩИНСКИТЕ СТРУКТУРИ

Чл.19. (1) Всички документи, адресирани до Председателя на Общински съвет Момчилград, Кмета на Община Момчилград, комисиите на Общинския съвет, общинските съветници, структурите на общинската администрация и общинските предприятия се приемат и предават само чрез деловодните звена на сектор ЦАО, с изключение на тези по чл.2, ал.1, т. 3 и 4. В отдел МДТ чрез АИС „Архимед“ се обработват само документи получени/изпратени чрез интегрираните в АИС модули на ССЕВ и СЕОС.

Чл.20. (1) Първоначалното регистриране на входящите документи се извършва в деня на тяхното получаване, а на изходящата кореспонденция - в деня на предаването й, ако е предадена до 16,30 ч.

Чл.21. (1) Получената от ЦАО в Деловодството кореспонденция се разпределя като:

Чл.22.    (1) Резолираните документи се предават в Деловодството, където служителите ги пренасочват и сканират. Текстът на резолюцията не се преписва в АИС, а се записва: „съгласно резолюцията“.

Чл.23. (1) Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговор­ността за изпълнението на задачата е на всички посочени лица.

Глава пета

КОНТРОЛ ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ И ИЗПЪЛНЕНИЕ НА

ЗАДАЧИТЕ

Чл.24. (1) Общинската администрация задължително използва АИС с активирани функции за контрол по изпълнението на сроковете за осъществяване на административното обслужване.

Кмета на Общината, заместник-кметовете, кметовете на кметства, кметските наместници, Секретаря на Общината, директорите на дирекции, началниците на отдели и началниците на сектори.

Глава шеста

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ

Чл.25. (1) При подготовката и създаването на документите служителите, които изготвят документа, трябва да осигурят:

Чл.26. (1) Подготовката на организационно-разпоредителни документи се извършва под ръководството на:

Чл.27. (1) Кметовете на кметства издават организационно-разпоредителни документи в изпълнение на правомощията си по чл.46 от Закона за местното самоуправление и местната администрация и в предвидените от закона случаи.

Чл.28. (1) Служебните писма имат следните реквизити:

следва:

Чл.29. (1) Докладна записка се изготвя за съобщаване на информация, засягаща важни въпроси, обвързани с изпълнението на служебните задължения и съдържа конкретни предложения по значими въпроси.

(2) Съдържанието на докладната записка включва:

автора;

Чл.30. В случаите на електронно изпращане на изходящи документи чрез сканиране, изпращането им се удостоверява чрез разпечатка от АИС, удостоверяваща изпращането. Разпечатката се прилага към оригинала на изходящото писмо, който се съхранява при служителя до предаването му в служебния архив.

Чл.31. Документите, които са препис, препис-извлечение или копие на оригиналния документ носят обозначението „Препис” или „Копие”, поставено в горния десен ъгъл на първата страница на документа. Обозначението „Вярно с оригинала” се поставя (когато това е необходимо) на всяка страница на документа, придружено с дата, подпис и печат на удостоверяващия, а на последната страница подписът следва да е придружен от длъжността и имената на удостоверяващия.

Чл.32. (1) Заверен препис от документ се издава на външни юридически и физически лица, само след писмено искане и в съответствие със закона.

Глава седма

ОБМЕН НА ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТИ МЕЖДУ ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД И ОБЩИНСКИ СЪВЕТ МОМЧИЛГРАД

Чл.33. (1) При подготовката и създаването на документи, свързани със заседанията на Общинския съвет се спазват разпоредбите на Правилника за организацията и дейността на Общински съвет-Момчилград (ОбС Момчилград), неговите комисии и взаимодействието му с общинската администрация.

Чл. 34. (1) Общинският съвет упражнява текущ и последващ контрол върху изпълнението на приетите от него актове и решения.

Чл.35. (1) Решенията на ОбС Момчилград в тридневен срок от получаването им се насочват от Секретаря на Общината съобразно компетентността:

Чл.36. При постъпване на жалба, писмо, заповед за оспорване на решение на Общинския съвет или наличие на висящо съдебно дело по повод такова, в тридневен срок от постъпването им, Председателят на Общински съвет Момчилград изпраща уведомление до Кмета на Община Момчилград. В същия срок Председателят на Общински съвет - Момчилград уведомява Кмета на Община Момчилград и за влезли в сила съдебни актове относно оспорването на решения на Общински съвет - Момчилград.

Глава осма

ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ

Чл.37. (1) Печатите на Община Момчилград се утвърждават със заповед на Кмета на Община Момчилград и имат съдържание и предназначение, съгласно Приложението към заповедта.

Чл.38. (1) Длъжностните лица по чл.37, ал.4 подпечатват документите, подписани от оправомощени длъжностни лица, след като са проверили автентичността на подписа. Забранява се подпечатването на документ без подпис. Печатът се поставя върху част от длъжността на подписващия и върху част от неговия подпис.

Глава девета

АРХИВИРАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ ФОНД НА

ОБЩИНАТА

Чл.39. (1) Текущото и архивно съхраняване на документите се извършва в съответ­ствие с изискванията на Закона за националния архивен фонд и Наредба за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, Вътрешните правила за дейността на учрежденския архив и настоящите Вътрешни правила, под непосредственото ръководството на началник отдел ГРАО, началник отдел МДТ и началник отдел КП.

РАЗДЕЛ I
Текущо съхранение

Чл.40. (1) В Деловодството на Община Момчилград се извършва текущо съхраняване за съответната календарна година на:

звено.

Чл.41. Систематизацията на документите се извършва в дела в съответствие с утвърдената Номенклатура на делата със срокове на съхранение на Община Момчилград, като:

Чл.42. Не се разрешава изваждането на документи от делата за ползване извън сгра­дата на Община Момчилград и сградите, определени за архивохранилища. В изключителни случаи, с разрешение на Кмета на Общината могат да се вземат за определен срок, като копие от документа се остави в папката, заедно с писмото, въз основа на което е изискан документа. След ползването, оригиналът задължително се връща в делото.

РАЗДЕЛ II

Съхраняване на документите в архива на Общината

Чл.43. (1) За организиране, съхраняване и използване на документите, с които е приключила текущата работа в Общината, се поддържа учрежденски архив. Организацията и дейността на Учрежденския архив се регламентира с Вътрешни правила, съгласувани с Началник отдел „Държавен архив” и утвърдени от Кмета на Общината.

одит;

делата.

Чл.44. Документите по изпълнението на проекти, финансирани със средства на Европейския съюз, се съхраняват и архивират в специално помещение, като за всеки проект се води отделно досие. Отговорност за съхранението им носят ръководителят на проекта, началник на отдел „Разработване на проекти“ и началник на отдел „Наблюдение и контрол на проекти и програми“.

Чл.45. (1) Разплащателните ведомости и личните досиета се съхраняват в продълже­ние на 50 (петдесет) години от датата на съставянето им.

Чл.46. (1) Счетоводните регистри и отчети се съхраняват в отделно помещение, дос­тъп до което имат само длъжностните лица, определени от Главния счетоводител.

(2) Счетоводните регистри и отчети, както и документите за данъчен контрол и финансов одит, се съхраняват в сроковете, предвидени в Закона за счетоводството. Отговорността за съхранението им е на Главния счетоводител.

Чл.47. (1) Регистрите за гражданско състояние, молбите - декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес се съхраняват в специализиран архив, организиран в отделно помещение в Дирекция ГД и ОД, с условия за текуща работа с регистрите.

Чл.48. (1) Към техническите дирекции на Общината се поддържа специализиран технически архив за съхраняване и текущо ползване на материали, общи и подробни устройствени планове, кадастрални регистри, протоколи на Общинския съвет по устройство на територията, издадени разрешения за строеж, проектна и екзекутивна документация. Същите се съхраняват безсрочно.

Чл.49. (1) Използването на документите от Учрежденския архив от служители на Община Момчилград или външни потребители се извършва в съответствие с изискванията на Наредбата за реда на организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

Чл.50. Унищожаването на документи от архивните фондове на Общината става само след разрешение на регионалните органи за управление на Държавен архив и при спазване на Закона за защита на личните данни.

РАЗДЕЛ III

Експертиза на ценността на документите и обработка на документите

Чл. 51. На експертиза подлежат всички документи, създадени в Общината или постъпили отвън.

Чл. 52. Текущата експертиза включва:

Чл. 53. (1) Междинната експертиза се извършва в учрежденския архив при необхо­димост и в зависимост от утвърдените в номенклатурата срокове.

Чл. 54. (1) Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на 20-годишния срок, определен от чл. 46, ал.1 от ЗНАФ и предварително съгласуване с отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград.

(2) Подготвените от експертната комисия протокол, историческа справка и описи се представят в отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград за методически контрол от Експертно-проверочна комисия /ЕПК/.

РАЗДЕЛ IV

Предаване в държавен архив

Чл. 55. След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на ЕПК, протоколът на експертната комисия, историческата справка и описите, изготвени в три екземпляра на хартиен носител, се подписват от членовете на ПДЕК и се одобряват от Кмета на Общината.

Чл. 56. (1) Описите се утвърждават от началника на отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград.

(2) Два екземпляра от подготвените документи по чл.48 остават в отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград, а един екземпляр в Община Момчилград. Копие от протокола по предоставя на Секретаря на Общината.

Чл. 57. Определените за постоянно съхранение документи се предават по утвърдения инвентарен опис в отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград, срещу разписка за приемане/предаване по образец, съгласно действащата нормативна уредба.

Чл. 58. Подготовката на документите, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилището на отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград се извършва от завеждащите архив длъжностни лица.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

pdfВътрешни правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА СЛУЖИТЕЛИТЕ, УКАЗВАЩИ ПРАВАТА И ЗАДЪЛЖЕНИЯТА ИМ КАТО ПОТРЕБИТЕЛИ НА УСЛУГИТЕ, ПРЕДОСТАВЯНИ ЧРЕЗ ИНФОРМАЦИОННИТЕ И КОМУНИКАЦИОННИТЕ СИСТЕМИ НА ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

 

Раздел I

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила се приемат с цел намаляване на риска от инциденти, умишлено или неумишлено предизвикани от служители на Общината, във връзка с Политиката на Община Момчилград за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност.

Чл.2. Наемането на работа в администрацията на Община Момчилград се осъществява в съответствие с приложимите закони и подзаконови нормативни актове, професионалната етика и съобразно изискванията, свързани е дейността им - класификацията на информацията съгласно Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност (Наредбата), до която имат достъп, и предполагаемите рискове.

Чл.З. Служителите се информират за отговорностите и задълженията по отношение на сигурността на информацията при назначаване, прекратяване или промяна на служебните/договорните им отношения с Община Момчилград.

Чл.4. Община Момчилград документира отговорностите на лицата с ясно определени срокове и задължения по отношение на сигурността на информацията.

Чл.5. Мрежовата и информационна сигурност се осигурява посредством:

Чл.6. Контрол на управлението и защитата на достъпа до мрежови връзки и мрежови услуги се извършва от поддържаща фирма, с която Общината има сключен договор, която контролира компютрите, имащи достъп до мрежи и мрежови услуги.

Чл.7, Лицата, които обработват лични данни, използват уникални пароли с достатъчно сложност, които не трябва да се записват или съхраняват онлайн.

Чл.8. Всички пароли за достъп на системно ниво се променят периодично. Лицата, имащи право да заявяват даване, променяне и спиране на достъп, определени във вътрешните правила, правят редовни прегледи на достъпите, но не по-рядко от веднъж в годината.

Чл.9. Всички носители на лични данни се съхраняват в безопасна и сигурна среда - в съответствие със спецификациите на производителите, в заключени шкафове, с ограничен и контролиран достъп.

Чл.10. На служителите на Община Момчилград, които използват електронни бази данни и техни производни (текстове, разпечатки, карти и скици) се забранява:

3. да ги предоставят на-външни. лица без да е заявена услуга.

Чл.11. За нарушение целостта на данните се считат следните действия:

Чл.12. При изнасяне на носители извън физическите граници на Община Момчилград, те се поставят в подходяща опаковка и в запечатан плик.

Чл.1З. Служителите са длъжни да избягват всякакъв риск от достъп до информация от неупълномощени лица, както и до злоумишлен софтуер. Забранено е съобщаването на тайна и чувствителна информация по мобилни телефони на места, където може да стане достъпна за трети страни.

Чл.14. След като повече не са необходими, носителите се унищожават сигурно и безопасно за намаляване на риска от изтичане на чувствителна информация към неупълномощени лица. Физическото унищожаване на информационните носители става със счупване. Предварително се проверят, за да е сигурно, че необходимата информация е копирана и след това цялата информация е изтрита от тях преди унищожаване.

Чл.15. Събирането, подготовката и въвеждането на данни на интернет страницата на Общината се извършва от служителите на общинската администрация в зависимост от тяхната компетентност. На длъжностите лица се създават индивидуални потребителски имена и пароли за достъп, необходими за публикуването и поддържането в актуалност на данни, публикувани на сайта на Общината.

Чл.16. Работното място се оборудва при спазване на изискванията за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд при работа с видеодисплеи.

Чл.17. Сървъри на локални компютърни мрежи се разполагат в самостоятелни помещения съобразно изискванията на правилата за мрежова и информационна сигурност.

Чл.18. Всеки служител отговаря за целостта на компютърната и периферна техника, програмните продукти и данни, инсталирани на компютъра на неговото работно място или ползвани от него на сървъра на локалната компютърна мрежа, съобразно дадените му права.

Чл.19. Забранява се на външни лица работата с персоналните компютри на Община Момчилград, освен на упълномощени фирмени специалисти в случаите на първоначална инсталация на компютърна и периферна техника, програми, активни и пасивни компоненти на локални компютърни мрежи, комуникационни устройства и сервизна намеса на място,

Чл.20. Служителят има право да работи на служебен компютър, като достъпът до съхраняваните данни се осъществява от него с въвеждането на потребителско име и парола. След края на работния ден всеки служител задължително изключва компютъра, на който работи, или го привежда в режим log off;

Чл.21.11ри загуба па данни или информация от служебния компютър, служителят незабавно уведомява поддържащата фирма, отговаряща за информационната и мрежова, сигурност, която му оказва съответна техническа помощ.

Чл.22. Забранява се опити за достъп до компютърна информация и бази данни, до които не са предоставени права, съобразно заеманата от служителя длъжност, както и извършването на какви то и да е действия, които улесняват трети лица за несанкциониран достъп.

Чл.23. При загуба на данни или информация от служебния компютър, служителят незабавно уведомява поддържащата фирма, която му оказва съответна техническа помощ.

Чл.24. Инсталиране и разместване на компютърни конфигурации и части от тях, на периферна техника, на активни и пасивни компоненти на локални компютърни мрежи, на комуникационни устройства се извършва само след съгласуване с поддържащата фирма.

Чл.25. Забранява се използването на преносими магнитни, оптични и други носители с възможност за презаписване на данни за прехвърляне на файлове между компютри, свързани в компютърната мрежа на Община Момчилград.

Чл.26. Архивирана компютърна информация се предоставя само на служители, които имат право на достъп, съгласно заеманата от тях длъжност и изпълнявана задача, при спазване на принципа „необходимост да се знае.”

Чл.27. Достъпът до компютърна информация, бази данни и софтуер се ограничава посредством технически методи - идентификация на потребител, пароли, отчитане на времето на достъп, забрани за копиране, проследяване на несанкциониран достъп.

Чл.28. Достъпът до помещенията, където са разположени сървърите и комуникационните шкафове се ограничава по възможност само до специализиран по поддръжката им персонал.

Чл.29. Поддържащата фирма извършва необходимите настройки за достъп до интернет, създава потребителски имена и пароли за работа е компютърната мрежа и електронната поща на Общината.

Чл.30. Ползването на компютърната мрежа и електронната поща от служителите става чрез получените потребителско име и парола.

Чл.31. Ползването на интернет и служебна електронна поща се ограничават съобразно скоростта на ползвания достъп до интернет, броя на откритите работни места и необходимостта от ползване на тези услуги съобразно служебните задължения на служителите.

Чл.32. Служителите на съответните работни места са длъжни да не споделят своите потребителски имена и пароли с трети лица и носят дисциплинарна отговорност, ако се установи неправомерно ползване на ресурсите на компютърната мрежа, достъпа до интернет или електронна поща при използване на предоставените им потребителски имена и пароли.

Чл.ЗЗ. Ком и кг]'ри те, озъртам и в мрежата на Общината използват интернет само от доставчик., с когото Общината има сключен договор за доставка на интернет-след провеждаме на процедура по реда на ЗОИ.

Ч.п.34. Забранено е свързването па компютри едновременно в мрежата на Общината и в други мрежи, когато това позволява разкриване и достъп до IP адреси от мрежата на Общината и/или е в противоречие с изискванията на Закона за електронното управление (ЗЕУ) и Наредба за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност.

Чл.35. Забранено е инсталирането и използването на комуникатори (като facebook, viber, skype и др. подобни), осигуряващи достъп извън рамките на компютърната мрежа на Общината и създаващи предпоставки за идентифициране на IP адрес на потребителя и за достъп на злонамерен софтуер и мобилен код до компютрите, свързани в компютърната мрежа.

Чл.36. Забранено е съхраняването на сървърите на Общината на лични файлове с текст, изображения, видео и аудио.

Чл.37. Забранено е отварянето без контрол от страна на поддържащата фирма иа:

Чл.38. (1) С цел антивирусна защита всички персонални компютри имат инсталиран антивирусен софтуер в реално време, който се обновява ежедневно.

(2) Поддържащата фирма извършва следните дейности:

(3) При поява на съобщение от антивирусната програма за вирус в локалната мрежа, всеки служител от съответното работно място задължително информира отговорните лица.    "

Чл.39. Следните допълнителни мерки се прилагат е цел защита от загуба на данни:

Чл.40. Информацията, включително тази, съдържаща лични данни, се резервира като автоматизирано и планово се извършва архивиране на цялата работна информация на сървърите и дисковите масиви.

Раздел И

ФУНКЦИИ НА СЛУЖИТЕЛЯ/ЗВЕНОТО, ОТГОВАРЯЩ/О ЗА МРЕЖОВАТА И

ИНФОРМАЦИОННАТА СИГУРНОСТ

Чл.41. Служители, определени в Плана за изпълнение на организационните и технически мерки за повишаваме на нивото на мрежовата и информационна сигурност в Община Момчилград, ръководят дейностите, свързани с постигане на изискуемото по Наредбата ниво на мрежова и информационна сигурност, и целите, заложени в Политиката за мрежова и информационна сигурност на Общината.

Чл.42. За целта те:

Раздел III

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

pdfВътрешни правила за служителите, указващи правата и задълженият им като потребители на услуги

 



ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА АРХИВИРАНЕ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ДАННИ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД


Методите за архивиране и възстановяване са от съществено значение за опазване и защитата на данните. Всяка загуба на данни поради повреждане, вируси или човешка грешка е загуба на време и ресурси. Освен това, загубата на данни може сериозно да повлияе върху качеството и времето за извършване на услугите от които се нуждаят както гражданите и бизнеса от една страна, така също и други държавни и административни структури от друга страна. Ефективният план за архивиране и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на Община Момчилград.

Процедурите за архивиране и възстановяване на данни в община Момчилград очертават минималните изисквания за създаване и запазване на резервни копия. Целта на тези процедури е да осигурят успешна възможност за архивиране и възстановяване на критични данни. Тези процедури са в сила, за да подпомогнат и ръководят служителите в Община Момчилград, отговарящи за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера.

Тези процедури се отнасят за служителите в отдел „Канцелария и протокол", отговарящ за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера. Процедурите за архивиране и възстановяване

 

включват, но не се ограничават до архивиране и възстановяване на файлови и печатни сървъри, пощенски сървъри, сървъри на бази данни, уеб сървъри. Този процедури не включват архивиране и възстановяване на клиентски работни станции, лаптопи, таблетни компютри или PDA устройства. Данните, намиращи се на твърдите дискове на отделни работни станции, са отговорност на служителите, работещи на тях.

Информацията, която подлежи на архивиране е определена според значението което има за изпълнение на целите, отговорностите и задълженията на Община Момчилград.

Задължително се архивират:

базите данни на деловодната система „АКСТЪР", подпомагаща управлението на административната дейност и обхващаща целия процес на обслужване на гражданите и всички специфични административни процеси;

з

 

Освен посочените бази данни се създават архиви на конфигурационните файлове при актуализиране на фърмуеъра на рутери, телефонни централи, WiFi устройства за пренос на данни и Др.

Сървърните архиви ще се изпълняват всяка работна нощ, с изключение на празниците. Изключение от това правило е архивът на „ АКСТЪР", който ще се извършва в сряда и петък.

Архивите, извършени в петък, ще се съхраняват един месец преди изтриването им. Изключение от това правило е архивът на „АКСТЪР" поради прогресивно растящия размер на базите данни.

Последното резервно копие на всеки месец ще се счита за месечен резерв и се запазва за шест месеца преди изтриването му.

Месечните резервни архиви ще се съхраняват на външен USB твърд диск.

Архивите ще бъдат автоматизирани с изключение на месечните архиви, които ще се извършват и наблюдават от служител на отдел „Канцелария и протокол"

Архивирането на базата данни на ЛБД „Население" се извършва от длъжностните лица по гражданска регистрация в отдел „Канцелария и протокол" по специален ред, в съответствие със Закона за гражданската регистрация и Наредба № РД-02-20-9 от 21 май 2012 г. за функциониране на единната система за гражданска регистрация. Всеки последен работен ден от седмицата последният архив се копира

 

на външен USB носител, като същият в края на работния ден се заключва в металната каса с регистрите по гражданска регистрация.

При установяване на грешки при архивиране незабавно ще бъдат предприети действия за отстраняване на проблема.

Архивиране винаги ще се извършва преди надстройване или промяна на сървър.

При условие, че се установи загуба на данни, оценката и резултатите от анализа на загубите незабавно се докладват на кмета и секретаря на общината от служители на отдел „Канцелария и протокол".

В повечето случаи загубата на данни е свързана с файлова повреда, вируси, пробив в сигурността или човешка грешка.

При условие, че загубата на данни:

 

на компрометиращите действия и бързо да установи уязвимостта, за да предотврати по-нататъшна загуба на данни;

След като проблемът бъде определен и загубата на данни е сведена до минимум, служител на отдел „Канцелария и протокол" трябва да продължи да възстановява данните от резервните носители.

След като загубата на данни бъде открита, оценена и сведена до минимум, отдел „Канцелария и протокол" ще продължи да възстановява данните от резервното устройство с архива, както и:

Служител на отдел „Канцелария и протокол" ще свърже резервния носител на данни към възстановяваната система по мрежата, чрез USB или по друг начин в зависимост от типа носител на резервни данни, както и:

След възстановяване, служител на отдел „Канцелария и протокол" съвместно със служителите, използващи конкретната система с изгубени данни, оценяват целостта на възстановените данни.

След одобрение от служителите, използващи конкретната система, възстановяването се счита за завършено.

Във всеки етап по възстановяване на данни при нужда могат да се търсят за съдействие и услуги външни експерти и фирми, с подходящи специализирани предмети на дейност.

При условие, че се установи бедствие, отдел „Канцелария и протокол" ще определи степента на проблема и ще продължи по съответния начин:

При възстановяване на данните служител на отдел „Канцелария и протокол" ще извършва следните действия, както следва:

При одобрение от крайния потребител възстановяването се счита за завършено.

Спазването на процедурите за архивирането и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на служителите в Община Момчилград и своевременното предоставяне на качествени обществени услуги, които да спомогнат да се повиши качеството на живот и да се удовлетворят потребностите на живеещите на територията на общината.

Методите за архивиране и възстановяване са от съществено значение за опазване и защитата на данните. Всяка загуба на данни поради повреждане, вируси или човешка грешка е загуба на време и ресурси. Освен това, загубата на данни може сериозно да повлияе върху качеството и времето за извършване на услугите от които се нуждаят както гражданите и бизнеса от една страна, така също и други държавни и административни структури от друга страна. Ефективният план за архивиране и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на Община Момчилград.

Процедурите за архивиране и възстановяване на данни в община Момчилград очертават минималните изисквания за създаване и запазване на резервни копия. Целта на тези процедури е да осигурят успешна възможност за архивиране и възстановяване на критични данни. Тези процедури са в сила, за да подпомогнат и ръководят служителите в Община Момчилград, отговарящи за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера.

Тези процедури се отнасят за служителите в отдел „Канцелария и протокол", отговарящ за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера. Процедурите за архивиране и възстановяване

 

включват, но не се ограничават до архивиране и възстановяване на файлови и печатни сървъри, пощенски сървъри, сървъри на бази данни, уеб сървъри. Този процедури не включват архивиране и възстановяване на клиентски работни станции, лаптопи, таблетни компютри или PDA устройства. Данните, намиращи се на твърдите дискове на отделни работни станции, са отговорност на служителите, работещи на тях.

Информацията, която подлежи на архивиране е определена според значението което има за изпълнение на целите, отговорностите и задълженията на Община Момчилград.

Задължително се архивират:

базите данни на деловодната система „АКСТЪР", подпомагаща управлението на административната дейност и обхващаща целия процес на обслужване на гражданите и всички специфични административни процеси;

з

 

Освен посочените бази данни се създават архиви на конфигурационните файлове при актуализиране на фърмуеъра на рутери, телефонни централи, WiFi устройства за пренос на данни и Др.

Сървърните архиви ще се изпълняват всяка работна нощ, с изключение на празниците. Изключение от това правило е архивът на „ АКСТЪР", който ще се извършва в сряда и петък.

Архивите, извършени в петък, ще се съхраняват един месец преди изтриването им. Изключение от това правило е архивът на „АКСТЪР" поради прогресивно растящия размер на базите данни.

Последното резервно копие на всеки месец ще се счита за месечен резерв и се запазва за шест месеца преди изтриването му.

Месечните резервни архиви ще се съхраняват на външен USB твърд диск.

Архивите ще бъдат автоматизирани с изключение на месечните архиви, които ще се извършват и наблюдават от служител на отдел „Канцелария и протокол"

Архивирането на базата данни на ЛБД „Население" се извършва от длъжностните лица по гражданска регистрация в отдел „Канцелария и протокол" по специален ред, в съответствие със Закона за гражданската регистрация и Наредба № РД-02-20-9 от 21 май 2012 г. за функциониране на единната система за гражданска регистрация. Всеки последен работен ден от седмицата последният архив се копира

 

на външен USB носител, като същият в края на работния ден се заключва в металната каса с регистрите по гражданска регистрация.

При установяване на грешки при архивиране незабавно ще бъдат предприети действия за отстраняване на проблема.

Архивиране винаги ще се извършва преди надстройване или промяна на сървър.

При условие, че се установи загуба на данни, оценката и резултатите от анализа на загубите незабавно се докладват на кмета и секретаря на общината от служители на отдел „Канцелария и протокол".

В повечето случаи загубата на данни е свързана с файлова повреда, вируси, пробив в сигурността или човешка грешка.

При условие, че загубата на данни:

След като проблемът бъде определен и загубата на данни е сведена до минимум, служител на отдел „Канцелария и протокол" трябва да продължи да възстановява данните от резервните носители.

След като загубата на данни бъде открита, оценена и сведена до минимум, отдел „Канцелария и протокол" ще продължи да възстановява данните от резервното устройство с архива, както и:

Служител на отдел „Канцелария и протокол" ще свърже резервния носител на данни към възстановяваната система по мрежата, чрез USB или по друг начин в зависимост от типа носител на резервни данни, както и:

След възстановяване, служител на отдел „Канцелария и протокол" съвместно със служителите, използващи конкретната система с изгубени данни, оценяват целостта на възстановените данни.

След одобрение от служителите, използващи конкретната система, възстановяването се счита за завършено.

Във всеки етап по възстановяване на данни при нужда могат да се търсят за съдействие и услуги външни експерти и фирми, с подходящи специализирани предмети на дейност.

При условие, че се установи бедствие, отдел „Канцелария и протокол" ще определи степента на проблема и ще продължи по съответния начин:

При възстановяване на данните служител на отдел „Канцелария и протокол" ще извършва следните действия, както следва:

При одобрение от крайния потребител възстановяването се счита за завършено.

Спазването на процедурите за архивирането и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на служителите в Община Момчилград и своевременното предоставяне на качествени обществени услуги, които да спомогнат да се повиши качеството на живот и да се удовлетворят потребностите на живеещите на територията на общината.

Дата на утвърждаване: 07.09.2018 г.

pdfЗаповед за изпълнение на Процедурите за архивиране и възстановяване на данни в Община Момчилград

Публикувано в Полезна информация

Печат